Bij veel organisaties wordt de administratieve verwerking van de reiskostenvergoeding als omslachtig ervaren. De vele verschillende regelingen en voorwaarden die voor het recht op reiskostenvergoeding binnen een organisatie van kracht zijn, het verschil in voorwaarden per vervoersmiddel of per woonwerkafstand, het handmatig verwerken hiervan (al dan niet met behulp van individuele declaratieformulieren); het blijkt allemaal complex en arbeidsintensief. De veranderde regelgeving ten aanzien het vergoeden van reiskosten en de administratieve consequenties hiervan, komt hier nog eens bovenop.
Reiskostenvergoedingen: nieuwe regelgeving
We zijn als gevolg van Corona anders gaan werken: We werken minder op kantoor en meer thuis, waardoor we minder reisbewegingen maken. Daarom is vanaf 1 januari 2022 de regelgeving voor reiskostenvergoedingen voor iedere werkgever aangepast. Je mag als werkgever alleen nog de daadwerkelijke reisbewegingen van je werknemers onbelast vergoeden. Vaak werken werkgevers met een vaste reiskostenvergoeding per maand voor werknemers en worden de reisbewegingen niet vastgelegd. Dit mag niet meer. Tegenwoordig moet je de reisbewegingen van je werknemers administreren. Op basis hiervan bepaal je de reiskostenvergoeding. Voor je werknemers is het dus noodzakelijk om alle reisbewegingen vast te leggen. Deze nieuwe regelgeving brengt voor jou als werkgever een zware administratieve last met zich mee, maar ook je werknemer wordt belast.
Benmobiel als oplossing
Een app die de te declareren reiskosten van alle medewerkers kant-en-klaar aanlevert bij de salarisadministratie spreekt tot de verbeelding. Ook een eventuele thuiswerkvergoeding kan hierin worden ondergebracht. Optioneel geldt dat ook voor overige declaraties zoals hotelovernachtingen, tankbonnen, werkmateriaal en eetbonnen. Doordat benMobiel de reiskostenvergoeding van een organisatie kent (met al haar eventuele componenten) en de medewerker op dagniveau met één klik op het beeldscherm haar reisbeweging administreert, kan de salarisadministratie een maatwerk rapportage genereren. Buiten een kostenbesparing en minder administratie, biedt dit de organisatie tevens de benodigde managementinfo om mobiliteitsbeleid te kunnen bepalen. Geen app met heel veel toeters en bellen, maar gewoon een functioneel goede app die voor zowel medewerker als organisatie prettig werkbaar is. Ook als je al werkt met achteraf declareren, vermindert benMobiel je administratie aanzienlijk. Ontwikkeld i.s.m. o.a. Universiteit Maastricht, GGD Zuid Limburg, HS Zuyd, Gemeente Landgraaf, Vista College, etc. Toepasbaar voor zowel werkgevers in het MKB als grote organisaties.
